Tindakan perbaikan dan pencegahan

TIndakan Perbaikan dan tindakan pencegahan

Tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan adalah dua unsur penting yang dilakukan untuk menjamin sistem manajemen mutu bebas dari potensi yang merugikan perusahaan dengan cara mengidentifikasi masalah, menganalisis akar masalah, mencari bentuk perbaikan dan pencegahannya, dan melaporkannya kepada pihak manajemen. Tindakan perbaikan dan pencegahan sebenarnya adalah dua hal yang saling berkaitan dan mirip. Hanya saja, tindakan perbaikan cenderung pada penyelesaian masalah ketika masalah terjadi sedangkan tindakan pencegahan adalah proses evaluasi proaktif untuk mencegah potensi masalah menjadi masalah di kemudian hari.  Berikut definisi lebih lengkap dari tindakan perbaikan dan pencegahan menurut ISO 9000:2005, sebuah standar yang berisi definisi dari kata atau istilah yang digunakan dalam Standar ISO 9001.

3.6.4 Tindakan pencegahan

Tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang potensial atau situasi potensial lain yang tidak dikehendaki

CATATAN 1 Mungkin terdapat lebih dari satu penyebab potensial ketidaksesuaian.

CATATAN 2 Tindakan pencegahan dilakukan untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian sedangkan tindakan korektif (3.6.5) dilakukan untuk mencegah terulangnya ketidaksesuaian.

3.6.5 Tindakan perbaikan

Tindakan unutuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian  yang ditemukan atau situasi yang tidak dikehendaki.

CATATAN 1 Mungkin terdapat lebih dari satu penyebab ketidaksesuaian.

CATATAN 2 Tindakan korektif dilakukan untuk mencegah terulangnya ketidaksesuaian sedangkan tindakan pencegahan (3.6.4) mencegah terjadinya ketidaksesuaian.

CATATAN 3 Terdapat perbedaan antara koreksi  dan tindakan korektif.

Prosedur Tindakan Perbaikan dan Tindakan Pencegahan

Tindakan perbaikan dan pencegahan merupakan dua prosedur dari enam prosedur wajib yang harus didokumentasikan dalam ISO 9001. Ini penting dilakukan untuk memastikan semua masalah terdeteksi dan tercatat sehingga mudah untuk melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan. Dalam membuat prosedur tindakan perbaikan, setidaknya harus memuat poin-poin berikut:

1. Mereview dan mendokumentasikan masalah
2. Melakukan Perbaikan produk sementara, spt : menghapus produk cacat dan mengkarantina area yang ditunjuk untuk investigasi
3. Menyelidiki penyebab terjadi masalah, bagaimana itu bisa terjadi, mengapa bisa terjadi, apakah bisa terjadi lagi?
4. Mengusulkan solusi yang tepat yang akan mencegah masalah terjadi lagi. Hal ini sering berarti perubahan pada proses.
5. Anda perlu melaporkan tindakan apa yang benar-benar diambil
6. Setelah beberapa waktu berjalan, Anda perlu untuk menilai apakah tindakan yang diambil berhasil dalam mencegah masalah yang sama dan mendokumentasikan bukti untuk mendukung keputusan Anda.
7. Setelah anda yakin masalah tidak akan berulang lagi anda bisa menutup kasus ini

BACA JUGA : https://sugengharibowo.blogspot.com/2017/09/perpanjanganperubahan-surat-keterangan.html

  

  Adapun untuk prosedur tindakan pencegahan, setidaknya harus memuat poin-poin berikut:

1. Bagaimana anda mengidentifikasi masalah
2. Dimana dan bagaiamana membuat catatannya
3. Bagaimana cara investigasi kasus dan dilakukan siapa?
4. Memutuskan tindakan apa yang diambil
5. Bagaimana merekam tindakan yang diambil
6. Menilai solusi efektif dan mendokumentasikan semua tindakan preventif
7. Kapan dan siapa yang bisa menutup masalah

Tips Melakukan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan dalam Perusahaan Anda 

Menetapkan tindakan perbaikan dan pencegahan atas suatu masalah bukanlah hal yang mudah. Dibutuhkan kejelian dan pemahaman yang utuh atas semua proses yang berjalan. Ini hanya bisa dilakukan apabila Anda telah memahami klausul ISO 9001 dan juga prosedur yang ditetapkan perusahaan Anda. Anda tidak mungkin menyatakan suatu kondisi sebagai masalah atau potensi masalah tanpa memahami klausul ISO 9001 dan juga prosedur yang telah ditetapkan. Untuk mempermudah anda dalam melakukan tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan, berikut ini beberapa hal yang bisa Anda jadikan acuan.  Anda bisa menemukan cara tindakan perbaikan melalui :

1. Melakukan inspeksi tempat kerja
2. pengujian, memeriksa, dan pemantauan pabrik dan peralatan
3. konsultasi dengan staf
4. Feedback pelanggan
5. Audit
6. laporan bahaya
7. pengecekan dengan produk cacat
8. menyelidiki keluhan
9. meninjau kegagalan sistem
10. meninjau persyaratan dan  peraturan perundang-undangan

Adapun untuk tindakan pencegahan, anda bisa mengidentifikasi peluang perbaikan melalui beberapa cara berikut:

1. Melalui proses tinjauan manajemen
2. Memonitor proses/performance
3. Menganalisa data garansi dan feedback pelanggan
4. Menganalisis proses
5. Mencari akar masalah untuk tindakan perbaikan
6. Penilaian resiko
7. Saran karyawan untuk perbaikan
8. Jadwal produksi
9. Pemantauan aturan perundang-undangan dan aturan
10. Review marketplace
11. Mengikuti perkembangan teknologi
12. Temuan Audit mutu internal atau eksternal
13. Pengamatan karyawan

Jadi, tindakan perbaikan adalah tindakan untuk menghilangkan penyebab suatu ketidaksesuaian sehingga ketidaksesuaian tersebut tidak muncul kembali. Lalu, apa bedanya dengan tindakan koreksi? Tindakan koreksi adalah tindakan yang dilakukan seketika atau segera terhadap ketidaksesuaian agar tidak meluas atau berdampak lebih jauh. Agar lebih jelas perbedaannya, perhatikan contoh berikut ini:

Tindakan Perbaikan

Ketidaksesuaian :
ada sebuah gelas jatuh dan pecah di lantai
Corection
” bersihkan lantai, ambil pecahan gelas..jangan sampai pecahan gelas berserakan sehingga membahayakan orang lain”
Corective Action atau Tindakan Perbaikan adalah tindakan yang diambil untuk menghilangkan akar penyebab ketidaksesuaian agar kejadian serupa tidak terjadi lagi.
kalau kita mau melakukan Corective Action maka harus mencari akar penyebab masalahnya
caranya ? ada 2 metode yang paling sering dipakai orang untuk mencari akar masalah:
1. Menggunakan Diagram Tulang ikan atau Fish Bone Diagram.
dengan menganalisa kemungkinan berbagai penyebab kenapa gelas bisa jatuh dan pecah.
Faktor Manusia      : Kurang Hati-Hati
Faktor Alat             : Meja Agak Miring/ Tidak Seimbang
Faktor Metode       : Blm ditetapkannya instruksi yang jelas mengenai cara meletakan gelas
Faktor Lingkungan : Jarak antar Meja yang terlalu sempit

Pilih faktor dominan penyebab berdasarkan data-data gelas yang jatuh pada periode tertentu, atau juga bisa berdiskusi dengan Tim untuk menentukan mana kira-kira penyebab dominan. ternyata hasilnya adalah bahwa faktor metode menjadi   faktor penyebab dominan, maka tindakan perbaikan dari kasus ini adalah : “Membuat Instruksi Kerja yang jelas  mengenai cara meletakan gelas diatas meja”

2. Menggunakan metode 5 Why, yaitu lima kali bertanya mengapa
Gelas Jatuh
Why  1 –> Tersenggol Orang
Why  2–> Jarak antar meja terlalu sempit
Why 3 –> Tidak ada metode penyusunan meja
Why 4 –> Blm memperhitungkan adanya potensi gelas jatuh
why 5 –> Acuan penyusunan gelas belum ditetapkan

dengan menggunakan metode ini terlihat bahwa penyebab utama dari gelas jatuh tadi adalah, belum adanya acuan penyusunan gelas  maka tindakan perbaikan dari kasus ini adalah : “Membuat Instruksi Kerja yang jelas mengenai cara meletakan gelas diatas meja”

Nah kebetulan saja untuk case diatas root case dengan menggunakan 2 metode bisa sama hasilnya, apabila beda juga tidak masalah, karena kita hanya disarankan menggunakan salah satu metode dan bukan kedua duanya, memakai metode yang sama juga sangat dimungkinkan root cause nya berbeda, sesuai dengan aktual kondisi di bagian/ departemen masing-masing.

Preventive Action :  Tindakan yang diambil untuk mencegah suatu ketidaksesuaian,
Tindakan Pencegahan untuk ketidaksesuaian diatas tidak ada, karena sudah terjadi ketidaksesuaian gelas jatuh,

Preventive Action atau Tindakan Pencegahan

seandainya kasus gelas jatuh diatas belum terjadi maka dapat diambil langkah langkah seperti contoh diatas.
Potensi Ketidaksesuaian 
Adanya potensi kejadian gelas jatuh
berdasarkan data :
kejadian 1, gelas sudah di ujung meja
kejadian 2, gelas sudah jatuh tapi masih tertangkap tangan
kejadian 3, gelas diatas meja dengan posisi miring.
maka dicarilah Akar penyebabnya yang bisa berpotensi menyebakan gelas jatuh dan pecah..
1. Menggunakan Diagram Tulang ikan atau Fish Bone Diagram…..
dengan menganalisa kemungkinan potensi penyebab kenapa gelas bisa jatuh dan pecah.
Faktor Manusia      : Kurang Hati-Hati
Faktor Alat             : Meja Agak Miring/ Tidak Seimbang
Faktor Metode       : Blm ditetapkannya instruksi yang jelas mengenai cara meletakan gelas
Faktor Lingkungan : Jarak antar Meja yang terlalu sempit

Pilih faktor dominan penyebab berdasarkan data-data gelas yang jatuh pada periode tertentu, atau juga bisa berdiskusi dengan Tim untuk menentukan mana kira-kira penyebab dominan. ternyata hasilnya adalah bahwa faktor metode menjadi   faktor penyebab dominan, maka tindakan pencegahan dari kasus ini adalah : “Membuat Instruksi Kerja yang jelas mengenai cara meletakan gelas diatas meja”

2. Menggunakan metode 5 Why, yaitu lima kali bertanya mengapa Gelas Jatuh
Why  1 –> Tersenggol Orang
Why  2–> Jarak antar meja terlalu sempit
Why 3 –> Tidak ada metode penyusunan meja
Why 4 –> Blm memperhitungkan adanya potensi gelas jatuh
why 5 –> Acuan penyusunan gelas belum ditetapkan

dengan menggunakan metode ini terlihat bahwa penyebab utama dari gelas jatuh tadi adalah, belum adanya acuan penyusunan gelas  maka tindakan pencegahan dari kasus ini adalah : “Membuat Instruksi Kerja yang jelas mengenai cara meletakan gelas diatas meja”

Tindakan Perbaikan : Tidak ada karena belum terjadi

Demikianlah artikel ringkas tentang tindakan perbaikan dan pencegahan. Semoga dengan artikel ini dapat memberikan anda panduan untuk mengevaluasi sistem secara keseluruhan demi mencapai tujuan utama penerapan ISO 9001; perbaikan berkesinambungan (continual improvement).

Salam Semangat!

Sumber :

1. http://konsultaniso.web.id/sistem-manajemen-mutu-iso-90012008/tindakan-perbaikan-dan-tindakan-pencegahan-dalam-iso-9001/
2. https://sertifikatiso.wordpress.com/tag/tindakan-pencegahan/